Déléguer la préparation de vos dossiers sans manquer à vos obligations

Confier la préparation d'un dossier d'immigration à un prestataire soulève une question légitime : est-ce que je m'expose ? Cette page y répond avec les textes applicables, partout au Canada. En résumé : la délégation de tâches à un non-titulaire est expressément prévue par les règles qui vous encadrent, à la condition que le prestataire ne représente ni ne conseille personne. C'est exactement la ligne que Vizir ne franchit jamais.

1. Le seul vrai risque : l'article 91 de la LIPR

C'est la disposition qui crée l'infraction de représentation non autorisée. Elle vise quiconque, moyennant rétribution, représente ou conseille une personne relativement à une demande ou à une instance prévue par la Loi :

Le paragraphe 91(2) énumère qui échappe à cette interdiction : les avocats membres en règle d'un barreau provincial et les notaires membres en règle de la Chambre des notaires du Québec ; les autres membres en règle d'un barreau ou de la Chambre, notamment les parajuristes ; et les membres en règle du Collège des consultants en immigration et en citoyenneté.

Autrement dit, la loi ne s'intéresse pas à qui prépare les documents. Elle s'intéresse à qui représente et qui conseille. Voici précisément où Vizir se situe :

Vizir n'est donc pas un représentant au sens de la loi, et ne peut pas le devenir par accident : le service n'a ni le canal, ni le mandat, ni la capacité de s'adresser aux autorités.

2. Déléguer la préparation est expressément permis

Ce n'est pas une zone grise que nous aurions trouvée. C'est écrit dans le Code de déontologie des titulaires de permis du Collège des consultants en immigration et en citoyenneté :

Le même article pose les deux conditions qui vont avec, et Vizir est construit pour les satisfaire :

• Supervision et responsabilité professionnelle (par. 38(2)). Vous supervisez le travail de qui vous assiste et vous en assumez la responsabilité, à un niveau adapté à la nature du travail. C'est pourquoi le service ne dépose rien, ne signe rien et vous soumet la liasse complète avant tout dépôt.
• Qualité et connaissance du code (par. 38(1)). Qui vous assiste doit être de bonne réputation, connaître le code et ne rien faire qui l'enfreindrait. Notre personnel travaille sous engagement écrit de confidentialité, et l'intégralité de ses interventions est inscrite au journal d'audit que vous pouvez relire.

Avocats, notaires et parajuristes : le recours à du personnel non juriste sous supervision est également encadré par votre barreau ou par la Chambre des notaires, avec des règles qui varient d'une province à l'autre. Nous ne les reproduisons pas ici : votre ordre en est la source, et les liens figurent au point 4. Le principe qui vous protège est le même partout, la supervision demeure la vôtre et le secret professionnel n'est pas levé par le recours à un prestataire lié par la confidentialité.

3. Quelle loi sur la vie privée s'applique chez vous

Il n'existe pas une seule loi canadienne en la matière. Trois provinces ont leur propre loi sur le secteur privé, jugée essentiellement similaire à la loi fédérale ; ailleurs, c'est la loi fédérale qui s'applique.

Un point que beaucoup ignorent et qui vous concerne directement : même en Alberta, en Colombie-Britannique et au Québec, la LPRPDE continue de s'appliquer aux renseignements transférés à l'extérieur de la province ou du pays. Dès qu'un dossier franchit une frontière, le régime fédéral entre en jeu en plus du vôtre.

Le détail des mesures techniques figure sur la page Sécurité, et le détail des traitements sur notre politique de confidentialité.

4. Où vérifier vos obligations, où que vous exerciez

Vos obligations professionnelles viennent de votre ordre, pas de nous. Voici les organismes compétents, tels que listés par IRCC :

Nous vérifions votre permis à l'un de ces registres avant d'ouvrir un accès, et un permis ne donne droit qu'à un seul compte. C'est aussi une protection pour vous : aucun praticien non autorisé n'utilise l'outil que vous utilisez.

5. Ce qui reste votre responsabilité

Nous préférons l'écrire noir sur blanc plutôt que de laisser croire que le service vous décharge de quoi que ce soit.

• Le conseil, la stratégie et la décision, y compris le choix du programme et l'opportunité d'un dépôt.
• La validation finale de la liasse avant tout dépôt, et le dépôt lui-même.
• La relation avec votre client, votre mandat et vos honoraires.
• La conservation de votre dossier au regard de vos obligations professionnelles, y compris la conservation d'une copie hors du service.
• La vérification que votre mandat et vos communications avec votre client couvrent le recours à un prestataire de préparation documentaire, si votre ordre l'exige.

6. Ce que nous fournissons pour votre dossier de conformité

Sur demande, avant même de recevoir la moindre pièce :

• une entente de sous-traitance écrite, adaptée au régime applicable dans votre province
• un engagement de confidentialité nominatif
• une description écrite des mesures de sécurité, celle que réclament la plupart des assureurs
• le journal d'audit de vos dossiers, conservé sept ans, qui vous permet de démontrer la diligence exercée
• une clause de restitution de vos données, sans frais et à tout moment

7. Sources

Chaque affirmation réglementaire de cette page est vérifiable. Nous ne citons que des sources officielles et nous indiquons la date de notre dernière vérification.

• Loi sur l'immigration et la protection des réfugiés, article 91, site de la législation du Canada
• Code de déontologie des titulaires de permis du Collège des consultants en immigration et en citoyenneté, DORS/2022-128, articles 37 et 38
• IRCC, Vérifiez si votre représentant est autorisé
• IRCC, Recours aux services d'un représentant (IMM 5476)
• Commissariat à la protection de la vie privée du Canada, lois provinciales qui peuvent s'appliquer au lieu de la LPRPDE

Cette page décrit le cadre applicable et la place qu'y occupe Vizir. Elle ne constitue pas un avis juridique. Vos obligations découlent de votre ordre professionnel, de votre collège et des lois applicables dans votre province ; en cas de doute, ce sont eux qu'il faut consulter.